Прежде чем перейти к формированию системы учета движения денежных средств, хотелось бы затронуть вопрос о статьях бюджета. Бюджетный процесс является неотъемлемой частью УУ, а статьи – это основа бюджетов. И если при формировании справочников контрагентов или договоров поводов для импровизации не так много, то в ходе «придумывания» бюджетных статей фантазия включается на полную катушку.
В дальнейшем, по мере необходимости, я буду уточнять, как делать можно, а как нельзя, но сейчас хотелось бы выделить основные принципы работы со статьями.
1. Статьи – это агрегированные назначения платежей или доходов и расходов. Однако мне приходилось встречать статьи, которые выглядели так: «ООО «Три слона». Это ООО входило в состав холдинга, через него шла реализация определенной группы товаров. Производство, логистика, - это все было в одном месте, а для продажи использовался торговый дом. Причем разные группы товаров продавались через разные юридические лица. И хотя всем понятно, что сумма по этой статье означала продажу именно гвоздей, так делать все равно нельзя. Торговый дом может закрыться, через него может пойти другой товар, да все что угодно может произойти, поэтому использовать в названиях статей нужно только то, что отражает назначение дохода или расхода, поступления или выбытия.
2. Статьи нужно группировать, это неизбежно. Любой справочник статей иерархичен, в нем есть статьи нижнего уровня и итоговые статьи. При этом итоговые статьи могут сами стать объектом суммирования. Так вот, у статей, которые являются итоговыми, должны быть названия, которые отражают сущность, но не формальным языком, а как-нибудь попроще и поближе к сути. Пример. Мне до сих пор встречаются статьи с названием «ЕСН», хотя вот уж почти 10 лет такого понятия нет. Вместо ЕСН появились страховые взносы, регулируемые Федеральным законом № 212, а в последнее время эти начисления регулируются Налоговым кодексом. При этом статья «ЕСН» (а в некоторых компаниях ее все-таки заменили на «Страховые взносы») является суммирующей по отношению к конкретным платежам в конкретные фонды. Наилучшим названием для такой статьи будет «Начисления на ФОТ». Как бы ни менялось законодательство, на фонд оплаты труда все равно будет нагрузка, и она будет отражаться по этой статье. Что касается статей нижнего уровня (пенсионное страхование, медицинское, социальное и т.д.), то они могут меняться в зависимости от изменения законодательства. А при изменениях статей всегда встает проблема сопоставления расходов в разных периодах, это нужно помнить. Так вот, если завтра появится еще три вида страхования или же останется только один, то мы не сможем сделать горизонтальный анализ отчетности по этим статьям. Зато по статье «Начисления на ФОТ» мы можем сравнивать данные хоть двадцатилетней давности.
3. При формировании справочника статей нужно оглядываться на структуру бухгалтерской отчетности. И будет лучше, если хотя бы основные группирующие статьи совпадут или будут соответствовать друг другу по сути. Дело в том, что банки все равно ориентируются на данные БУ, а не УУ. Но вот в ходе подготовки к кредитному комитету банковские аналитики, а потом и андеррайтеры, начинают задавать вопросы, на которые уже отвечает УУ, поскольку вопросы часто звучат непростые, вплоть до технологических особенностей производственного процесса. И здесь бывает очень полезно, когда структура управленческой отчетности хотя бы приблизительно соответствует бухгалтерской. Хотя, если вдруг встает вопрос, как подогнать формат УУ под БУ, этот вопрос нужно сразу забывать и делать так, как удобно для УУ. Управленческий учет – в приоритете. Ну и в дополнение: при формировании структуры отчетов можно ориентироваться на ведущие западные системы учета.
4. Наименования статей доходов и расходов (ДР) и движения денежных средств (ДДС) по возможности должны совпадать. Конечно, есть специфические статьи ДР (амортизация, расходы будущих периодов и т.д.) и ДДС (выдача под отчет, пополнения расчетных счетов и т.д.), но в основном нужно стремиться к одинаковым формулировкам. Это очень поможет при анализе ситуации. Например, можно будет сопоставлять начисленный расход и денежные выбытия по определенной статье. Или начисленную выручку и поступления.
5. Статьи существуют в виде справочника. И работать с ними нужно так, как с любым справочником: никаких произвольных добавлений, изменений и т.д. Более подробно это, как и многие другие вопросы, будет рассмотрено в дальнейшем, когда мы будем на практике формировать учетные системы для ДДС и ДР.