Первоначально задача заключается в том, чтобы взять максимально полную информацию о платежах за некоторый предшествующий период времени, поместить ее в файл Excel, после чего каждому платежу присвоить критерии (признаки), по которым сумма этого платежа будет попадать в те или иные отчеты.
Почему я всегда начинаю с ретроспективы? Я много раз видел, как постановку управленческого учета начинают именно с плана (в том числе с планового бюджета). А когда встает вопрос, где же потом брать факт, как-то само собой получается, что за фактом мы пойдем в бухгалтерию. А о факте от бухгалтерии я уже писал. Поэтому я твердо убежден, что полноценное внедрение УУ должно в первую очередь подразумевать, что вы сможете оперативно собирать фактические данные и соотносить их с тем, что запланировано.
Конечно, если вы создаете фирму с нуля, то прежде всего нужно понять, будет ли бизнес прибыльным, и вернутся ли вложения. И в этом случае сначала рассчитывается инвестиционный проект и бюджет на перспективу.
Однако если речь идет о уже работающем предприятии, то полезнее начать с ретроспективы.
Я знаю три способа, как получить информацию о платежах, для того, чтобы начать работать над системой учета ДДС.
Первый способ. Карточки счетов 50, 51, 52. Если карточку из 1 С выгрузить в Excel, то выглядит она так:
Разберем подробно, какую несет в себе информацию данная карточка и подойдет ли нам эта информация.
Дата - это дата транзакции. В подавляющем большинстве случаев информация корректная, но бывает, что дата в карточке 51 счета и дата в банковской выписке различаются.
Документ. В данном случае – платежное поручение. В карточке дата и номер документа занесены в одно поле, но мне нужно, чтобы в Excel они были в отдельных ячейках. Разделить их не составляет большого труда, но это лишние манипуляции.
Назначение платежа (зеленое поле). Информация полностью повторяет назначение платежа в платежном поручении и для обработки подходит.
Контрагент (голубое поле). Мы видим так называемое краткое название контрагента, в дальнейшем будем им пользоваться, но полное название тоже должно присутствовать. Информация не полная, поскольку нужны и ИНН, и КПП, и номера банковских счетов. В 1 С все это есть, но нужны дополнительные манипуляции, чтобы вытащить данные из программы.
Договор (желтое поле). В карточке занесен в одно поле, но нужно, чтобы дата и номер были в отдельных ячейках. Для разделения понадобятся лишние манипуляции.
Банк и номер счета (коричневое поле). Это сокращенный вариант названия банка и счета (последние 4 цифры), по которому проходит соответствующая транзакция. Чтобы получить название банка и номер счета полностью, нужно будет дополнительно выгружать эти данные из 1 С.
Статья бюджета (красное поле). Это поле возникает, когда 1 С дорабатывали для целей бюджетирования. Поскольку речь идет о реформировании УУ, в том числе об обновлении справочника статей бюджета, то эта информация мне не нужна, хотя иногда ее можно принимать во внимание.
Номера счетов бухгалтерского учета – для меня эта информация на данном этапе лишняя.
Суммы операций – информация корректная.
Из данной карточки видно, что программу 1 С дорабатывали. Поэтому некоторые данные находятся в отдельных полях, что для обработки хорошо.
Но вы можете столкнуться с 1 С, которую не дорабатывали, и тогда карточка выглядит вот так:
Но самая большая проблема, когда в карточке встречаются такие проводки:
Это означает, что операции в карточке показаны не так, как они идут в выписке. Бухгалтерия либо что-то дорабатывала руками, либо это особенности работы программы. Однако для построения системы учета ДДС нужна информация в том виде, в котором она была в выписке. А еще бывает так: контрагент присылает вам одну сумму по двум разным договорам, и в карточке 51 счета вы видите именно две суммы, каждая из которых отнесена на свой договор, хотя в выписке была одна сумма. И здесь же хочу добавить, что при перегрузке данных из выписок в 1 С иногда случаются технические ошибки, поэтому есть небольшая вероятность, что первоначальная информация будет искажена.
Карточка счета меньше всего подходит в качестве источника первоначальных данных. И, возможно, не стоило уделять столько внимания разбору карточек счетов, но есть особенности, с которыми я сталкивался на практике, и их нужно учитывать. Особенности такие:
Во-первых, если ваш вес в компании не столь значителен, и работники не бросают текущую работу и не бегут исполнять ваше поручение по первому требованию, то скорее всего, когда вы озвучите, что нуждаетесь в информации о платежах за предыдущий год, то вам предложат подключиться к 1 С в просмотровом режиме и вытаскивать нужные данные самостоятельно. Работники, которые отправляют платежи через банк-клиент, обычно загружены, а их непосредственный руководитель будет долго не понимать, зачем все это надо. В итоге задача по получению выписок поставлена не будет, и вам придется решать: либо работать с 1 С, либо настаивать на получении банковских выписок.
Во-вторых, счет в банке может быть закрыт, и из банк-клиента получить уже ничего нельзя.
В-третьих, обрабатывая платежи по кассе, скорее всего придется довольствоваться все-таки карточкой счета 50.
Вывод: есть вероятность, что избежать работы с карточкой не получится. Поэтому я показал, как устроена карточка и какую информацию она содержит.
Что касается банковских платежей (51 и 52 счета), то пробуйте сделать все возможное, чтобы получить выписку. Если есть сложности на уровне исполнителей – идите к руководству. Если закрыли счет в банке – поезжайте в туда и узнавайте, как можно получить данные. И только если ничего не получилось, работайте с карточками счетов. Но тогда приготовьтесь, что нужно будет периодически уточнять информацию о платежах или в 1 С, или у тех или иных работников, а может быть даже придется обращаться в банк.
Второй способ. В 1 С есть специальный журнал, куда попадают данные обо всех платежах. Я с таким журналом никогда не работал, но визуально его видел. И на первый взгляд там есть вся необходимая информация, причем такая же, как и в выписке. Думаю, вполне можно работать с этим журналом, но с той оговоркой, что при выгрузке данных из банк-клиента в 1 С технические ошибки не исключаются.
Третий способ. Собственно, работа с выпиской. Выписка является первичным документом. Все остальные учетные регистры, в которых есть данные о платежах, черпают информацию именно из выписки. А любой перенос информации может сопровождаться ошибкой. Поэтому работать с выпиской правильно как с точки зрения простоты обработки, так и с точки зрения методологии.
Прежде чем выгружать банковскую выписку, нужно настроить банк-клиент так, чтобы получить как можно больше информации. В каждом банке свой банк-клиент, со своим интерфейсом, поэтому смотрите настройки: напротив данных, которые мы хотим видеть, ставятся галочки, после чего данные попадают в выписку. Можно по этому вопросу проконсультироваться с технической поддержкой банка.
Ну и самое главное – это выбрать формат выписки. Для работы лучше всего подойдет формат .txt. Это текстовый файл, именно с помощью этого файла данные из выписки выгружаются в 1 С. Открывается он в программе «Блокнот».
Посмотрим, как он выглядит и какую информацию в себе несет:
1CClientBankExchange
ВерсияФормата=1.01
Кодировка=Windows
Получатель=Бухгалтерский учет, редакция 4.2
Отправитель=ИНИСТ Банк-Клиент ЗАО ИНИСТ
ДатаСоздания=24.05.2018
ВремяСоздания=16:02:05
ДатаНачала=01.02.2018
ДатаКонца=30.04.2018
РасчСчет=40702810234784598742
СекцияРасчСчет
ДатаНачала=01.02.2018
ДатаКонца=30.04.2018
РасчСчет=4071234567876543210
НачальныйОстаток=1919.45
ВсегоПоступило=28000.00
ВсегоСписано=26129.04
КонечныйОстаток=3790.41
КонецРасчСчет
ИНИСТ Банк-Клиент ЗАО ИНИСТ – это речь идет о разработчике банк-клиента.
Видно, что выписка сформирована с 01.02.18 по 30.04.18, расчетный счет – это счет, по которому проходят интересующие нас операции.
Дальше идет раздел СекцияРасчСчет. Здесь указывается период, в течение которого происходят транзакции, расчетный счет, по которому они происходят, и суммы: остаток на начало, поступило, выбыло, остаток на конец. Это общая информация, она пригодится в дальнейшем для сверки остатков.
Но иногда СекцияРасчСчет представлена иначе:
1CClientBankExchange
ВерсияФормата=1.01
Кодировка=Windows
Отправитель=РЦК
Получатель=1C v7.7
ДатаСоздания=24.05.2018
ВремяСоздания=12:54:14
ДатаНачала=01.02.2018
ДатаКонца=30.04.2018
РасчСчет=40702810247894234567
СекцияРасчСчет
ДатаНачала=01.02.2018
ДатаКонца=01.02.2018
РасчСчет=40702810247894234567
НачальныйОстаток=626339.98
ВсегоПоступило=1484180.43
ВсегоСписано=626087.01
КонечныйОстаток=1484433.40
КонецРасчСчет
СекцияРасчСчет
ДатаНачала=02.02.2018
ДатаКонца=02.02.2018
РасчСчет=40702810247894234567
НачальныйОстаток=1484433.40
ВсегоПоступило=656484.98
ВсегоСписано=1593828.24
КонечныйОстаток=547090.14
КонецРасчСчет
Здесь тоже видно, что выписка сформирована с 01.02.18 по 30.04.18, но когда начинается СекцияРасчСчет, то остатки, поступления и выбытия даны на каждый день: 01 февраля, 02 февраля и так далее.
Почему в одном случае выгружается так, а в другом – иначе, я не разбирался. Для наших целей подходят оба варианта.
А вот дальше идут данные о платежах, и эта информация представляет для нас наибольшую ценность. Вот как описана одна транзакция:
СекцияДокумент=Платежное поручение
Дата=08.02.2018
Номер=123
Сумма=1000.00
ПлательщикСчет=40702810124578956324
Плательщик=ИНН 7712312312 Общество с ограниченной ответственностью "Яблоко"
ДатаСписано=08.02.2018
ПлательщикИНН=7712312312
ПлательщикКПП=771001001
Плательщик1=Общество с ограниченной ответственностью "Яблоко"
ПлательщикРасчСчет=40702810124578956324
ПлательщикБанк1=АКБ "Вишня" (ПАО)
ПлательщикБИК=044023023
ПлательщикКорсчет=30101810200000000001
ПолучательСчет=70601810478695422478
Получатель=ИНН 7745217898 АКБ "Вишня" (ПАО)
ДатаПоступило=
ПолучательИНН=7745217898
ПолучательКПП=775003004
Получатель1=АКБ "Вишня" (ПАО)
ПолучательРасчСчет=70601810478695422478
ПолучательБанк1=АКБ "Вишня" (ПАО)
ПолучательБИК=044023023
ПолучательКорсчет=30101810200000000001
ВидПлатежа=ЭЛЕКТРОННО
ВидОплаты=17
СтатусСоставителя=
ПоказательКБК=
ОКАТО=
ПоказательОснования=
ПоказательПериода=
ПоказательНомера=
ПоказательДаты=
ПоказательТипа=
СрокПлатежа=
Очередность=5
Код=
НазначениеПлатежа=Комиссия за проведение платежа
КонецДокумента
С начала каждой строки идет название поля, потом знак «=», а потом значение.
Набор полей может быть иным. Вот какой максимально возможный набор полей я встречал:
СекцияДокумент
Дата
Номер
Сумма
КвитанцияДата
КвитанцияВремя
КвитанцияСодержание
ПлательщикСчет
Плательщик
ДатаСписано
ПлательщикИНН
ПлательщикКПП
Плательщик1
ПлательщикРасчСчет
ПлательщикБанк1
ПлательщикБанк2
ПлательщикБИК
ПлательщикКорсчет
ПолучательСчет
Получатель
ДатаПоступило
ПолучательИНН
ПолучательКПП
Получатель1
ПолучательРасчСчет
ПолучательБанк1
ПолучательБанк2
ПолучательБИК
ПолучательКорсчет
ВидПлатежа
ВидОплаты
СтатусСоставителя
ПоказательКБК
ОКАТО
ПоказательОснования
ПоказательПериода
ПоказательНомера
ПоказательДаты
ПоказательТипа
СрокПлатежа
Очередность
Код
НазначениеПлатежа
КонецДокумента
Но рассмотрим и другие форматы выписки. С некоторыми из них тоже можно работать, но это не так удобно, как с .txt.
Выписка в формате .xlsx, открывается в Excel:
Выписка в формате .xml выглядит так же, как и в формате .xlsx, открывается в Excel и работать с ней нужно так же, как и с .xlsx.
Выписка в формате .rtf визуально выглядит очень похоже на формат .xlsx:
Ее можно переместить в Excel простым копированием, но с соблюдением некоторых особенностей, о которых я напишу позже.
Прошу обратить внимание, что контрагент представлен в этой выписке только номером расчетного счета, а колонка с назначением платежа отсутствует: это значит, что в банк-клиенте не поставили соответствующие галочки, чтобы в выписку выгружались название контрагента, его ИНН, КПП, а также назначение платежа.
Еще возможен формат .pdf, и его можно скопировать в Excel. Но в большинстве случаев копируется так, что с полученными данными сложно работать: практически все приходится делать вручную, и обработка больших объемов займет продолжительное время.
Иногда встречается совсем уж своеобразный формат: расширение .rtf, файл открывался в Word и выглядит как текстовый. Но только каждое значение (каждая сумма, каждый номер счета, каждое назначение платежа и т.д.) – в виде вставленного объекта: то ли рисунок, то ли фигура. И по весу файл очень тяжелый. Работать с такой выпиской совершенно невозможно. Ну если только переписывать вручную каждое значение.
Что касается периода, за который нужно сформировать выписку, то обычно я формирую за предшествующий год: если сейчас июль, то выписку лучше сделать с июля прошлого года по июнь текущего включительно. Обычно за год случаются все возможные штатные события, которые сопровождаются платежами. Это дает возможность сформировать максимально полный справочник статей бюджета.
Выписки нужно будет сформировать отдельно по каждому расчетному и каждому валютному счету.
На этом я заканчиваю разбирать форматы выписок. Надеюсь, у вас не было проблем с получением выписки в формате .txt за нужный период.