Движение денежных средств: цели и задачи

Я начинаю большой раздел о движении денежных средств (ДДС). Название каждой статьи этого раздела будет начинаться со слов «движение денежных средств». Но сначала нужно понять, подойдет ли для предприятия алгоритм действий, описанный в этом разделе?

Если классифицировать фирмы с точки зрения общего состояния, то я бы выделил четыре вида:

1. Вновь созданное предприятие.

2. Успешно работающее предприятие.

3. Предприятие, время от времени испытывающее трудности.

4. Предприятие, находящееся в плохом состоянии (нечем рассчитываться с поставщиками, платить зарплату и т.д.).

Все, что я буду писать в разделе о ДДС, подходит прежде всего для пункта 3. Для пунктов 1 и 4 у меня будут специальные разделы. А что касается успешных предприятий (пункт 2), то тут нужно решать самому руководству этих предприятий: нужно что-то делать с УУ или нет?

Возможно, управленческий учет на успешном предприятии уже есть, он хорош и обеспечивает руководство всей необходимой информацией. И зачем тогда менять, если все идет хорошо? Хотя, если смотреть далеко вперед, то нужно всегда задумываться, не является ли успех следствием текущей конъюнктуры? Предположим, сегодня высокие цены на производимую предприятием продукцию, что позволяет, не сильно утруждаясь, получать прибыль. Но ведь завтра все может поменяться!

Или не является ли этот успех следствием какого-нибудь нерыночного фактора? Например, вы производите продукты питания, а ваш друг владеет рестораном, и он покупает вашу продукцию и за деньги, и по старой дружбе. Но ведь завтра его ресторан может закрыться. Или вы можете поссориться. И тогда вопрос со сбытом встанет ребром.

А возможно, что успешное предприятие - просто маленькое, и весь учет умещается в голове руководителя, - тогда тоже незачем создавать целую систему. Хотя, если есть амбициозные планы роста компании, то система УУ однозначно понадобится.

Другими словами, если все идет хорошо, то нужно сто раз подумать, менять ли что-либо или нет.

А вот если ваше предприятие соответствует третьему пункту (иногда или часто трудности с деньгами, но в целом бизнес работает), то вам этот раздел пригодится.

Если же компания соответствует пункту 4, и дела идут плохо, но есть план антикризисного управления и есть средства для этого плана, то в этом случае также можно действовать в соответствии с настоящим разделом.

Следующий важный вопрос: почему постановку управленческого учета я начинаю именно с движения денежных средств? На это есть несколько причин.

1. Сделать систему учета ДДС по времени быстрее, чем любую другую систему.

2. Система учета ДДС – более точна, чем, например, система учета доходов и расходов. И вот почему: платежи вы можете сверить со сторонним контрагентам, и таким образом будет установлена достаточно точная информация о сумме и дате. Что же касается расходов, то методика их разнесения стороннему контрагенту недоступна, это исключительно ваше внутреннее дело. То есть правильность разнесения расходов вы можете сверять только с вашей же методикой, но не с внешними контрагентами. А если меньше точек, по которым можно сверяться, то и вероятность ошибки выше. Да, я согласен, что впоследствии видны все ошибки, - когда готовятся три формы отчетности (доходы и расходы, движение денежных средств и баланс), но если говорить о сверке в любой момент времени, то движение денежных средств более контролируемо.

3. В ходе постановки управленческого учета в большинстве случаев решается задача повышения уровня понимания экономики руководителями производственных и обслуживающих подразделений. Так вот, если придерживаться правила «от простого к сложному», то научиться формировать бюджет движения денежных средств гораздо проще, чем любой другой бюджет. Более того, некоторым руководителям другие бюджеты никогда и не понадобятся.

4. Внедрив сначала систему учета ДДС, у руководителя сразу появляется возможность оперативно принимать решения, то есть управлять. А вот система учета доходов и расходов или система контроля над реализацией инвестиционных проектов позволяет управлять не сразу, а спустя какое-то время.

Следующий важный вопрос, на который лучше ответить заранее: писать или не писать регламент? В данном случае, поскольку речь идет об учете движения денежных средств, - нужно ли писать регламент для организации и упорядочивания платежей предприятия?

Ничего не имею против регламентов как таковых, но лично я не видел, чтобы регламенты работали в полной мере. Нарушений обычно так много, что они становятся не исключением, а правилом. Поэтому я не люблю регламенты, тем более что одно только их согласование руководителями подразделений – это целая битва. Зачем тратить время на написание и согласование, если это потом не работает?

В идеале должна работать компьютерная программа, которая не позволяет пользователями выйти за рамки заложенных в нее правил и алгоритмов. И одна из целей этого раздела, в котором я опишу, как организовать учет движения денежных средств, - это формирование технического задания для такой программы.

Но пока программы нет, можно написать несколько коротких инструкций, с помощью которых пользователи смогут полноценно участвовать в бюджетном процессе.

Теперь о целях, которые должны быть достигнуты в ходе создания системы учета движения денежных средств:

1. формирование учетного регистра (а точнее модели базы данных), в котором будет храниться информация о плане и факте ДДС. Учетный регистр будет наполнен данными за предшествующий год, но длительность периода может быть скорректирована;

2. формирование справочников договоров, контрагентов, банков, статей бюджета;

3. создание алгоритма бюджетного процесса и алгоритма контроля исполнения бюджета. Запуск бюджетирования и учета факта движения денежных средств;

4. формирование системы документооборота для обеспечения бюджетного процесса;

5. формирование технического задания для последующей автоматизации учета движения денежных средств.

В заключение – еще одно важное обстоятельство. Возможно, что в ходе формирования базы для учета денежных средств возникнет понимание о нестыковках в организационной структуре. И хотя цели найти такие нестыковки нет, но может так получиться, что возникнет желание структуру пересмотреть. Это нужно обязательно сделать, но после того, как закончится работа по созданию системы учета ДДС.

Кроме того, может оказаться, что некоторые руководители подразделений не будут соответствовать тем требованиям, которые нужно соблюдать для работы системы контроля над денежными потоками. И это нужно учитывать и заранее подумать над вариантами решений.

Итак, цели определены, и мы переходим к работе с банковской выпиской.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *